合同，企业的灵魂
——企业合同管理知识培训讲稿
合同是企业的灵魂。加强合同管理，能够最大限度地降低经济风险，有效地回避法律风险与各种各样的合同陷阱，确保企业效益得以实现，权益得以维护。我司拟订了标准格式合同，制定了合同管理的相关规章制度，在实践中取得一定成效，但由于种种原因，合同的签订、履行乃至合同欠款的追索，确实也存在需改进、完善之处。因此，加强合同管理势在必行，也是公司长远发展的迫切需要。
作为一个以印刷为主营方向的企业，我们使用最频繁的就是委托印刷合同，结合工作实际，在签订和履行委托印刷合同过程中，应注意以下几方面问题：
一、合同签订时应注意的问题
事前防范胜于事后补救，力争将风险扼杀在合同签订之初。合同签订是最容易出问题的环节，一旦对我司不利的合同签字盖章生效，想再补救或变更、解除就十分困难。
1、严格审查签约对方的主体资格及资信情况
为防范合同欺诈，减少交易风险，应严格审查交易对方的主体资格、履约能力、信用情况等。主体资格方面：（1）若其是独立企业法人，应当要求对方提供营业执照复印件和企业参加年检的最新的证明资料，不能仅凭其名片、介绍信、工作证、公章、授权书等证件予以认定。对方是事业法人的，如政府机关下属的出版单位，也应提交证明其独立事业法人资格的有关材料。还有一种情况是委托印刷方系出版物的承包经营单位，而非出版单位，应要求出版单位作为丙方在合同上一并签字盖章，此时出版单位承担连带保证责任。（2）若其不是独立法人，应明确其上级独立法人主管单位，也就是明确责任承担者。签署方为单位内部职能部门或分支机构的，一般应有上级独立法人的明确授权或委托。
此外，合同对方还必须提供符合法律法规要求的委托印刷所需要的有关文件，具体而言，就是必须要有委托书、准印证等，跨省印刷的，其所在地省级新闻出版局还要盖章等等。
除了严格审查签约方主体资格之外，还要审查对方企业的商誉及财产情况，可以自行调查也可以委托专业商业咨询公司进行调查，以了解对方是否有履行偿还能力，在出现风险时我方的利益有否保证。
2、审核签约对方代理人的委托权限
在合同签订中，由业务员或其他人员在法人代表的授权范围内签订合同是非常普遍的，在授权范围内，代理人所签订合同的权利义务应由被代理人来承受。对于委托方业务员或经营管理人员代表其单位订立的合同，应注意了解对方的授权情况，包括授权范围、授权期限、所开立介绍信的真实性，对非法定代表人的高级管理人员，如副总经理、副董事长等，应了解其是否具有代表权及其权限。
3、注意合同条款中双方权利义务的对等性，尤其是违约责任。
合同是当事人之间设立、变更、终止权利义务的协议，《合同法》明确规定当事人应当遵循公平原则确定各方的权利义务，一方享受权利，必须承担义务，合同条款的对等性是公平原则的重要内容。不要签义务多、责任重、权利少这类一边倒的合同，例如合同只规定我方违约要如何处理而无对方违约如何处理的内容，或约定我司承担的责任过重，而对方的责任却很轻。同样，也不要签订权利多、义务少、责任轻的合同，否则另一方可能以该合同违背公平原则对合同的有效性提出抗辩。
4、合同条款的明确性及用词的严谨性
合同的用词用语一定要明确、严谨，简单明了，应尽量避免在合同中出现多音字，同时合同条款之间不能出现矛盾。具体到我司的委托印刷合同，以下几个条款容易出问题：
（1）质量验收标准。委托印刷方一般要求按照其指定标准来进行印刷及验收，约定的质量标准十分苛刻；有的要求我司预先支付“质量保证金”；还有的根本就没有约定质量标准。在订立合同时应明确约定质量标准，建议采用我司标准格式合同上的说法，即“双方约定以委托方签字确认印制的稿样和国家制定的质量标准为验收标准”。
（2）付款方式及期限。如果双方没有约定付款方式及期限，按照《合同法》规定，就应一手交钱，一手交货。现实中，合同对方总要找出种种理由来逃避付款义务，安全的办法就是条款中明确约定付款期限，可结合公司给予该客户的放帐期来予以明确。
（3）交货方式、地址及运费负担。货物风险何时转移，《合同法》采取的是“交付主义”。第142条规定：“标的物毁损、灭失的风险，在标的物交付之前由出卖人承担，交付之后由买受人承担，但法律另有规定或者当事人另有约定的除外。”印刷合同亦可参照适用。合同上的交货方式和交货地址两项，关系着货物风险的转移，如委托方自己提货或我司仅代办运输，费用由委托方支付，则交货地址就是公司大厦，我司在此将货物交给承运人就已履行了交货义务，如果运输途中发生意外，如火灾、洪水、龙卷风等，货物灭失，则该风险与损失由委托方自己承担。除非是约定我司负担费用，送货上门，则交货地址就是对方所在地。
5、注意“定金”与“订金”的区别
定金是债的一种担保方式。债务人履行债务后，定金应当抵作价款或者收回。给付定金的一方不履行约定的债务的，无权要求返还定金；收受定金的一方不履行约定的债务的，应当双倍返还定金。《合同法》上称此为“定金罚则”。在实践中不少人将“定金”写成了“订金”，而“订金”在法律上被认定为预付款，不具有担保功能。
6、注重合同纠纷案件的管辖权
对于合同纠纷案件的管辖，《民事诉讼法》有明确的规定：（1）被告住所地法院；（2）合同履行地法院；（3）当事人约定管辖地法院。建议约定合同履行地法院管辖，一般而言，合同履行地为我司所在地，在无形中隐藏对我司有利的杀手锏，以便依靠本地的司法部门，及时高效挽回损失。
如选择仲裁机构，对仲裁机构必须写具体的名称，如深圳仲裁委员会、北京仲裁委员会，而且只能选择一家仲裁机构。同时，也要注意不能既约定管辖法院又约定仲裁机构，否则是无效条款。
7、合同签约双方的签字盖章应同时具备
《合同法》规定当事人采取合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章时合同成立。签字盖章对合同具有重要意义，企业之间签合同时，往往是由各自的代理人（经办人）完成的，在这种情况下，应当有经办人的签字和单位的印章，应同时具备。若受印刷时间限制，或在实际签约过程中通过传真形式签订的，则建议要求对方在盖公章后先传真予我司，随后再将合同原件寄给我司，且一定要保管好合同原件。
8、签订合同不宜急于求成
合同签订中，不要急于订立合同争取到订单，委托方往往会抓住这一心理，强加一些不合理条款，甚至设下陷阱，为避免风险宁肯有所放弃，也不能接受不合理条款或者费用。
签订合同一般应采用格式文本，如对方不同意，要求按照其拟定文本签署，则经办人员应在公司法律部门或律师审核意见范围内，据理力争，尽可能争取有利条件。如对方态度坚决，不愿对其拟定合同作更改，而从商业角度考虑，我方又不愿失去此客户单位，则经办人可以据此决定是否采纳法律部门或律师的审核意见，但我方在履行过程中必须更加谨慎，严格按合同履行，并密切关注对方合同履行及资信情况，及时采取必要手段和措施确保我方权益不受损害。
二、合同履行中应注意的问题
把好合同签订的第一关，可以有效地降低合同履行过程中的风险。在合同履行中，则应注意以下几个问题：
1、严格按照合同规定履行我方义务
我司首先应保质保量，在约定时间内完成印刷和交货等义务，不给对方留下任何不付款或延迟付款的借口和理由。
2、合同的变更、解除应书面提出或书面答复
合同履行过程中，由于意外情况、不可抗力或其他因素，往往会涉及到合同的变更与解除。一方通常会以传真、信函等书面形式提出，则我们切记不可口头答复，同意与否都要用书面形式，口讲无凭，在法庭上最终还是看证据。我方提出变更、解除亦如此。
3、合同履行过程中应保持公司名称的一致性
我们审核合同时曾发现，经常会遇到公司经营中“一套人马、几块牌子”的情形出现，比如合同签署时是“深圳A公司”，履行过程中的往来函件却是“A（深圳）公司”，反之亦然，名称未能保持一致。看起来好象没什么区别，但上述两公司均是独立法人，各自独立承担民事责任，名称使用混乱，只会给我方在追索和诉讼时增加麻烦。必须注意在履行合同时，合同文本、来往信函、传真、出货单、发票等文件单据上的公司名称应保持一致，不可随意使用。
4、密切注意对方履约状况，及时行使抗辩权。
在合同履行过程中，我们应密切关注对方的履约状况及资信情况，不能合同一签就完事大吉，一旦发现对方经济状况不景气或有其他可能导致其无法履行合同义务的状况，及时行使抗辩权。主要有以下三种抗辩权：（1）同时履行抗辩权 约定交货时付款，就应一手交钱，一手交货，对方不交钱或不交足钱，就无权要求我方发货。（2）后履行抗辩权 如约定委托方应先支付定金的，委托方不交定金，我司有权不开机印刷。（3）不安抗辩权（先履行抗辩权） 如约定出货后30天内付款，但我司还在印刷时，就发现对方濒临破产或已人去楼空，法律这时赋予我们的权利就是可以中止履行，等对方状况好转或提供了担保，则我司继续印刷，但我司中止履行应及时书面告知对方。
5、留置权的行使
印刷合同属于加工承揽合同的一种，《合同法》还赋予了承印方留置权。如对方未支付印刷款，我司有权扣留印刷品，并要求对方最长在两个月内支付款项，否则期满我司有权变卖印刷品抵债。
三、合同履行后应注意的问题
应收款是一个令人头痛的问题，总有些委托方以各种各样的理由拖延付款或不付款，我们也只能采取种种措施和手段花大力气去追索，如果合同存在漏洞或不规范之处，则追索的难度就会成倍加大，这时候做的就是亡羊补牢的工作了。
1、设立、收集、保存好与合同有关的证据
作为往来文书，如传真、电报、信函、电邮等，本身就是证据，就是合同的一个组成的部分。在双方之间往来的变更合同的文件、纠纷处理意见、往来帐目的确认等，最好使用书面的形式应答。在合同履行的全过程，都应有证据意识，注意保存好相关材料，防患于未然。
2、积极催收、追索欠款
一旦对方有延迟付款的现象，那我们就要立即进入催收程序。在催收过程中，经办人应密切关注对方经营状况及还款能力，注意收集和保存相关合同、单据和往来函件等证据，并及时向公司法律部门反馈情况。一旦情况异常，配合法律部第一时间提起诉讼并采取财产保全措施。要注意一点，催收款项最好通过特快专递进行，而且一定要保存好特快专递的投递单，必要时采取公证送达方式。
3、防止权利因过时效或期限而自动丧失
这一般有两种情况，一是不及时起诉，超过诉讼时效而丧失胜诉权。主要原因首先可能是对法律诉讼时效的制度不够了解，其次是怕打官司影响企业声誉，再次是怕影响企业的业务。二是忽视法定的申请执行期限，失去追偿债务的权利。一般的合同纠纷诉讼期限为2年，若由于种种情况限制，未能在诉讼时效期间内提起诉讼，则注意在此期间届满之前，书面追款，最好用特快专递形式，在投递单上注明“追收某某公司某某合同项下多少欠款之《催款函》”。申请执行的期限，当事人是公民的为1年，是法人和其他组织为6个月。超过期限，视为自动放弃，法律不再予以保护。
4、合同卷宗的整理与归档
一份合同履行完毕，还要有一个整理归档的工作，与该合同有关的一切函件、单据、协议、当事人资料等，应按照顺序整理好，保存在档案盒或文件袋里，一来方便查找，二来利于诉讼，三来也是对自己工作的一种回顾与总结。还有就是业务人员应将每月签署的合同之复印件在下月月初交给法律部及财务部存档。
综上所述，我们只要把握住几个关键点，如合同签订时明确双
方的权利与义务、履行时注意变更与验收的手续、出现问题时积极争取主动，就能最大限度地维护公司合法权益，创造良好经济效益。（完）
（注：本文系曾斌律师为各企业作合同管理知识培训时的讲稿，略有删减。）
